Осигуряването на почтено поведение от страна на всички служители e изискване, на чието изпълнение „Фрапорт Туин Стар Еърпорт Мениджмънт“ АД (ФТСЕМ) придава особено значение. 

Облагите във вид на подаръци и покани са част от обичайните форми за социално общуване в деловото ежедневие. Въпреки това неуместните подаръци могат да се възприемат като недопустима форма на влияние, която, особено по отношение на лица, заемащи публична длъжност, може да бъде и противоправна. За да гарантират почтеност и дадат увереност на вашите действия, тези насоки уреждат правилния подход при размяна на подаръци и покани.

Очакваме от нашите служители да спазват принципите за предоставяне на подаръци, покани и други облаги и да осигурят необходимата прозрачност по този въпрос.

Настоящите правила са задължителни за всички служители и мениджъри. Те се прилагат в случаите, когато се налага даване и/или приемането на подаръци и покани.

Правилата на ръководството се прилагат и за поканите за вечери, като част от официални събития.

В отношенията си с бизнес партньори и лица, заемащи публична длъжност, служителите могат да дават или приемат облаги, ако това по никакъв начин не създава впечатление за въздействие на работния процес. Всяка проява на корупция трябва да се избягва. В частност, всички форми на даване на подкуп, както и на подаръци, покани и материални облаги, предназначени за извличане на изгода по нечестен начин, са забранени.

Частните интереси трябва да бъдат ясно разграничени от служебните ангажименти.

Даването и приемането на подаръци се извършва в съответствие с вътрешните правила и приложимото законодателство, като се спазват следните критерии:

Уместност

Подаръците и поканите трябва да са съобразени с местните обичаи и традиционното социално поведение. Те трябва да изразяват вежливост и признателност, но не бива да имат прекомерно висока цена. 

Делови контекст

По време на текущи преговори за сключване на договор или процедура за събиране на оферти, даването или приемането на подаръци и покани трябва да се избягва. В никакъв случай не се допуска да се приема или дава облага с цел да се повлияе на определено бизнес решение. Дори привидното впечатление за такова въздействие трябва да се избягва.

Придружаващи лица

Покани за придружаващи лица (семейство, деца, лица във фактическо съжителство и приятели) са позволени в изключителни случаи и трябва да бъдат одобрени от прекия ръководител.

Честота

Даването или приемането на подаръци и покани трябва да се ограничава до спорадични случаи. Независимо от тяхната стойност повторното даване или приемане на облаги за и от един и същ бизнес партньор, без да е минало достатъчно време, е забранeно.  

Лица, заемащи публична длъжност

Поканите и подаръците до лица, заемащи публична длъжност, са свързани с по-голям риск и са изобщо забранени. Изключенията са уредени в този документ. 

Документация 

Всеки служител е длъжен да гарантира, че ще съблюдава и документира изискванията и процедурите по одобрение за приемане и даване на подаръци и покани, изложени в този документ. 

Винаги преди приемане на подарък или покана трябва да се отговори на следните въпроси:

• Когато приемам подарък, имам ли обезпокоителното усещане, че моят бизнес партньор иска да ми окаже влияние?
• Намирам ли се в процес на преговори за сключване на договор?
• Подаръкът състои ли се в парични средства или друга недопустима облага с парична стойност?
• Очевидно нежелателен ли е подаръкът (като например незаконни подаръци или сексуални услуги)?

Ако отговорът на някой от посочените контролни въпроси е положителен, подаръкът или поканата се отказва.

4.1 Кои подаръци са недопустими?

Не трябва да се приемат, искат, обещават или дават следните парични подаръци и облаги:

• Парични средства: пари в брой*, преводи от трети страни по лични сметки на служители, преводи от трети страни по други сметки в полза на лица, свързани с ФТСЕМ, необичайно възнаграждение за допълнителен труд, което не съответства на предоставените услуги, ваучери, чиято парична стойност може да бъде изплатена в брой частично или изцяло.
• Облаги с парична стойност: самолетни билети, замяна на самолетен билет с друг в по-висока класа, осигуряване на превозни средства или други вещи за лична употреба безплатно или на занижени цени, безлихвени или нисколихвени заеми, материални активи на висока стойност (часовници, бижута и др.), покани за ваканционни обиколки, услуги за частния сектор (павиране на алея пред гараж в частен имот), които са безплатни или заплатени на непазарни цени, оборудване за работната среда на служителя (например дарение на телевизор за салонa).

Недопустимо е приемането на явно обидни, неприлични или незаконни подаръци и покани.

*Освен ако управителните органи не са изработили особени правила за дадено организационно подразделение или за специален въпрос като оставянето на бакшиши.  

4.2 Какви са приложимите парични лимити за приемане на подаръци и покани от трети страни?

Подаръци от бизнес партньори на стойност до 50 евро за всеки отделен подарък за една година се считат за уместни и подходящи; допустимата стойност за покани от бизнес партньори е в рамките на 200 евро за година.

Ако стойността на подаръка или поканата е неизвестна, служителят, който ги е получил, е задължен да определи цената. При необходимост стойността на придобиване, пазарната цена или стойността на поканата трябва да бъдат правилно изчислени. Ако се появи някакво съмнение дали подаръкът или поканата са все още в позволените стойности от 50 или 200 евро, надвишаваща ги стойност се предполага.

4.3 Кога подаръкът или поканата трябва да бъдат одобрени?

Ако цената на предложения подарък надхвърля 50 евро или отправената покана надвишава 200 евро, прекият ръководител и отговорникът по съответствието трябва да ги одобрят.

Прекият ръководител и/или отговорникът по съответствието трябва да даде писмено одобрение, след като прецени целесъобразността им в съответствие с настоящите насоки.

4.4 Кога въпреки всичко подаръкът не трябва да бъде отказван и кой решава въпроса за неговото използване?

Скъпи подаръци, като например часовници, копринени килими, висококачествени алкохолни напитки или произведения на изкуството, които не са в съответствие с обичайното социално поведение, трябва да бъдат отклонявани.

Допустими са изключения само ако отказът би се счел за проява на неучтивост или би влязъл в противоречие с обичаите на чуждестранните гости. В случай на такива подаръци незабавно се информира прекият ръководител, който се произнася за употребата им след консултация с местния отговорник по съответствието.

4.5 При какви условия мога да приема покана?

Позволено е да се приемат покани на стойност до 200 евро, когато контролните въпроси в точка 4 са получили отрицателен отговор. Покани на стойност над 200 евро изискват предварително одобрение от прекия ръководител и местния отговорник по съответствието.  

Поканите за спортни и културни събития трябва да бъдат предварително одобрени от прекия ръководител независимо от тяхната цена. Поканите до придружаващи лица (семейство, деца, лица във фактическо съжителство и приятели) са позволени само по изключение и трябва да бъдат одобрени от прекия ръководител и местния отговорник по съответствието.  

Ако придружаващи лица са поканени, присъствието им е позволено на събития, на които е обичайно да има придружители. Поканите за придружаващите лица трябва да бъдат одобрени от прекия ръководител след консултация с местния отговорник по съответствието.

Разрешени са както поканите за събития, които имат връзка с ФТСЕМ АД, неговите продукти и услуги (т.н. бизнес контекст), така и поканите с насоченост към грижата за потребителя, които се отнасят до по-голям кръг от потребители, като например посещения на търговски изложения, летни партита или събития с цел продажба, годишнини и встъпвания в длъжност.

При събитията считаме, че е налице бизнес контекст, когато експертната програма преобладава. Това обстоятелство трябва да е видно от самата покана. Събития с бизнес контекст са например: специализираните конференции, търговските изложения, събитията, предоставящи техническа информация за продукти, както и други информационни събития, провеждани от компаниите (страни по трудови договори, доставчици на услуги, юристи и одитори).

Ежегодни събития за клиенти като например пролетни и летни партита, годишни конференции или коледни тържества (по време на Рождествения пост) са част от социалните взаимоотношения и са допустими, при условие че са в рамките на паричните лимити.  

Поканите за събития, на които служители на ФТСЕМ ще участват като говорители, трябва да бъдат одобрени от прекия ръководител, като част от заявление за командировка. На служителят е изобщо забранено да получава възнаграждение за участие си, ако той представлява ФТСЕМ по време на събитието. Все пак, ФТСЕМ може да изиска плащане от организатора за презентацията на неговия служител.  

4.6 Какво трябва да направя за данъчни цели, когато приемам подарък или покана?

Нужно е да се съобрази приложимото данъчно законодателство (изисквания за документация и/или разкриване на подаръци, които надвишават определен праг) и ако това е необходимо, то да бъде приложено.

5.1. Кои подаръци са недопустими?

Не трябва да се приемат, искат, обещават или извършват следните парични подаръци и облаги:

• Парични средства: пари в брой*, преводи от трети страни по лични сметки на служители, преводи от трети страни по други сметки в полза на лица, свързани с ФТСЕМ, необичайно възнаграждение за допълнителен труд, което не съответства на предоставените услуги, ваучери, чиято парична стойност може да бъде изплатена в брой частично или изцяло.    

• Облаги с парична стойност: самолетни билети, замяна на самолетен билет с друг в по-висока класа, осигуряване на превозни средства или други вещи за лична употреба безплатно или на занижени цени, безлихвени или нисколихвени заеми, материални активи на висока стойност (часовници, бижута и др.), покани за ваканционни обиколки, услуги за частния сектор (павиране на алея пред гараж в частен имот), които са безплатни или заплатени на непазарни цени, оборудване за работната среда на служителя (например дарение на телевизор за салона).  

Недопустимо е даването на явно обидни, неприлични или незаконни подаръци и покани.

*Освен ако управителните органи не са изработили особени правила за дадено организационно подразделение или за специален въпрос като оставянето на бакшиши.  

5.2. На кого мога да правя подаръци и как?

Подаръците трябва да са ясно обозначени като такива (отличително фирмено лого, приложена поздравителна картичка и др.). За промоционални подаръци на ниска стойност и подаръци от вежливост (до 50 евро) не се изисква одобрение.

Скъпи подаръци, надвишаващи 50 евро, изискват предварителното одобрение на прекия ръководител, освен в случай на одобрение от прекия ръководител и местния отговорник по съответствието. Подаръци с цена над 50 евро може да се правят по изключителни служебни или лични поводи (например раждания на деца, сватби, годишнини, прощални партита, погребения и прочее). Основанията за тези подаръци трябва да бъ-дат съответно документирани.

Подаръци на стойност, по-голяма от 200 евро, се одобряват предварително от Управителния съвет.

5.3 Покани за вечери

По принцип поканите за бизнес вечери не се нуждаят от одобрение. Все пак, те трябва да бъдат на приемлива цена, съвместима с обичаите за поведение, и да спазват приличие. Лимит от 100 евро на участник служи като мярка за уместност.

В случай че лимитът бъде надвишен, прекият ръководител трябва да бъде надлежно информиран.

За делови вечери, в рамките на покани за събитие, се прилага лимитът за покани.

5.4 Покани за събития

В нашето общество е обичайно и общоприето да се правят покани по различни поводи. Покани за спортни и културни събития могат да са част от бизнес събитие, всеобхватно спонсорство или маркетингова концепция. Издаването на такива покани до бизнес партньори трябва да се извършва в съответствие с изискванията на настоящите насоки.

ФТСЕМ трябва да осигури компетентни лица за контакт, които да бъдат на разположение на гостите на събитията. Забранени са покани за събития, без фирмено присъствие.  

Поканите до бизнес партньори трябва да бъдат в рамките на 200 евро. При надвишаването на тази стойност се изисква предварително одобрение от прекия ръководител и местния отговорник по съответствието.

Поканата трябва да се изпрати на адреса на управление на дружеството и следва да съдържа програмата на планираното събитие. Тя не трябва да се изпраща на личния адрес на поканения.

Повторни покани и покани през кратки интервали до едни и същи лица трябва да се избягват. Изпращането им не трябва да бъде с честота, която да създава негласно очакване за последващи покани. Не са позволени повече от две покани в рамките на 12 месеца до едно и също лице. Изключения от това правило се допускат с позволение на съответния ръководител след консултация с местния отговорник по съответствието.  

Разходите за събитието и, ако има такива, разходите за храна и напитки, включени в него, се поемат от ФТСЕМ. Поканените гости сами покриват своите разходи за транспорт и настаняване.

Покани за спортни и културни събития трябва да бъдат одобрени предварително от прекия ръководител и местния отговорник по съответствието независимо от тяхната цена. Покани до придружаващи лица (семейство, деца, лица във фактическо съжителство и приятели) са позволени само по изключение и следва да бъдат одобрени от прекия ръководител и местния отговорник по съответствието.  

5.5. Данъчни изисквания

Трябва да се съобрази приложимото данъчно законодателство (изисквания за документация и/или разкриване на подаръци, които надвишават определен праг) и ако това е необходимо, то да бъде приложено.  

Лица, заемащи публична длъжност, могат да приемат подаръци и покани само в изключителни случаи. Същото правило се прилага и за изборните длъжности. Затова подаръците и поканите до посочените лица се извършват само след одобрение от компетентния орган или организация при спазване на изискванията на настоящите насоки. В отделни случаи са възможни отклонения от тези изисквания, ако е получено писмено одобрение от местния отговорник по съответствието.

6.1 Дефиниция на „публична длъжност“

За целите на това ръководство понятието „публична длъжност“ включва всички български и чуждестранни длъжностни лица, съдии, служители по трудово правоотношение в държавната администрация, лица, осъществяващи публични функции и служители на публични предприятия. Европейските публични длъжности се третират по същия начин както националните публични длъжности във връзка с българските престъпления за корупция.

Примери: Държавни служители или съдии; лица, които заемат друга държавна служба съгласно публичното право (например министри, държавни секретари, комисари по отбраната, председатели на парламенти, носители на почетни длъжности като оценителите на изборни комитети и съвети); лица, които по силата на други правила са назначени да изпълняват публични функции (членове на управителния съвет и служители на дър-жавни банки, служители на Обществото за международно сътрудничество, университетски преподаватели); служители на всички управленски нива (местни и чуждестранни), на международни организации (например ООН или авиационни организации) и всички други физически и юридически лица, на които са възложени управленски правомощия (частни дружества, извършващи митническо освобождаване, служителите по контрола на въздушното движение).  

Ако има някаква несигурност относно официалното качество на бизнес партньор, клиент или представител на други субекти, местният отговорник по съответствието трябва да бъде включен в процеса.  

6.2 На какво е нужно да обърна внимание по отношение на публичните длъжности?

В допълнение към нормативните изисквания се прилагат следните правила:

• По изключение лице, заемащо публична длъжност, може да приема подаръци на ниска стойност (символични подаръци и жестове на цена до 5 евро).
• Храна и напитки могат да се предоставят, ако са по повод на служебни ангажименти (среща, инспекция) и са обичайни и подходящи за случая. Това се отнася и до обществени събития, в които вземат участие лица на публична длъжност в рамките на своите правомощия (осъществяване на представителна функция като служебно задължение), като например церемонии по встъпване в длъжност или годишнини.
• Ако тези ниски лимити бъдат надвишени, лицето, заемащо публична длъжност, трябва да уведоми органа по назначението или горестоящия орган за приемането на облагата и да получи неговото писмено одобрение.

По изключение лицата, заемащи публична длъжност, могат да бъдат канени на събития, ако това се прави открито:

• Изпращане на поканите до адреса на компетентния орган или дружество и никога „лично/поверително“ или на личния адрес на поканеното лице;
• Точно описание на съдържанието на поканата от гледище на нейното естество и обхват;
• Включване в поканата на „условие за приемане“.  

По тази причина поканите до лица, заемащи публична длъжност, винаги се съгласуват с прекия ръководител и се планират с умереност. Изключения са допустими само с предварително одобрение на местния отговорник по съответствието.

Въпроси относно разбирането и интерпретацията на правилата, изложени в това ръководство, трябва да бъдат отправяни към местния Отговорник по съответствието.